17.04.2020 в Новости

ВИДЕО-ЭТИКЕТ: Как правильно организовать эффективную удаленную работу

Поделиться:

Уважаемые коллеги и партнеры!

Сегодня в мире, как никогда, стал актуален формат удаленных коммуникаций. Работа из дома может и должна быть эффективной и комфортной. Все чаще мы используем видеосвязь для общения с коллегами, клиентами, партнерами. Не нужно бояться и избегать такого формата общения. 

В связи с этим мы хотим поделиться с вами советами по видео-этикету от Ирины Волковой, Regional Marketing Manager компании Poly (ведущего мирового производителя систем видеоконференцсвязи и гарнитур). У Ирины 10-летний опыт проведения видео-совещаний, обучения, виртуальных семинаров, вебинаров, удаленных демонстраций продуктов, собеседований и многих других видео-встреч, поэтому ее советы будут полезны и ценны.

Видео-формат общения стал абсолютно естественным в наших ежедневных рабочих процессах и неотъемлемой частью корпоративной культуры. Как использовать преимущества видеоконференцсвязи?

Главное начать – попробовать, протестировать такой вид связи с кем-то из «своих», чтобы понять все нюансы подключения, посмотреть на себя и на других на экране монитора, понять, как вас будут видеть собеседники, освоиться в новой обстановке. Попробуйте поиграть с кнопками влючения/выключения звука, включения/выключения камеры, передачи контента, презентации.

ВИДЕО-ЭТИКЕТ

Советы: как правильно организовать эффективную удаленную работу

Видео-общение очень схоже с личным общением. Поэтому подготовка к видео-встрече будет аналогичной подготовке к личной встрече. Вы должны выглядеть на все 100%!

«Мы тебя видим!»

Всегда помните, что во время видео-встречи собеседники вас хорошо видят.
Перед подключением к видео-встрече вы обычно видите свою картинку – как вы выглядите на экране для других. Проверьте ракурс, с которого вас показывает камера, чтобы ваше изображение было не очень крупным и не очень мелким. Создайте гармоничный деловой вид.
Отложите «на потом» смс-переписку, параллельное чтение е-мейлов, телефонные разговоры и обед. Если возникнет срочная ситуация, выключите камеру и убедитесь, что звук тоже отключен, решите срочный вопрос и возвращайтесь обратно на встречу, включив видео. Звук всегда держите выключенным. Включайте только тогда, когда вы выступаете или участвуете в обсуждении.

Если вы используете мобильные устройства для подключения к видео-совещанию, используйте подставку-чехол, чтобы закрепить на ней телефон (планшет). Тогда ваше изображение будет стабильным и сфокусировано на вас, а не на потолок, пол или ухо. «Завалиться» с планшетом на диван с бутербродом в руке – недопустимый формат для деловых встреч, даже если вы планируете просто слушать совещание. Но вас ведь будет хорошо видно!

 
Освещение
 
Свет должен освещать ваше лицо. Не садитесь спиной к окну, т.к. камера будет затемнять ваше изображение, и вы будете выглядеть, как секретный агент в телепрограмме «Скандалы, интриги, расследования».
 
Фон позади вас

Не у каждого есть отдельный кабинет, тем более, в идеальном порядке. Поэтому перед встречей убедитесь, что в вашей комнате порядок. Выбирайте такое местоположение, чтобы за вами был нейтральный фон. Пусть ваше рабочее место выглядит так же профессионально, как и вы сами. В некоторых ПО для проведения видео-встреч есть возможность включить виртуальный фон.
 
Одежда
 
Не надевайте одежду в мелкую полоску, клетку, «елочку»!  Ваши зрители на другом конце видео-сессии увидят вибрации и мерцания одежды, которые не только создают дискомфорт для их глаз, но и отвлекаются от важных тем, ради которых была организована встреча.

Белый и черный цвета не самые лучшие для видео. Ярко-красный может вибрировать на экране. Но вы можете выбрать, например, розовый, бежевый или синий цвета.

Одежда не должна отвлекать от лица, поэтому выбирайте вещи без пёстрого принта. Наверняка вы знаете, какой цвет вам к лицу. И, главное, чувствуйте себя естественно.

Преимущество домашних видео-встреч – низ вашего комплекта одежды может быть любым.

Подготовка к встрече 

Подключайтесь к совещанию заранее, за пару минут до него. Некоторые встречи защищены логином и паролем. У вас должно быть время спокойно найти нужные данные и ввести их для подключения. И если вы собираетесь показывать участникам файл с презентацией (делиться контентом), подготовьте его заранее, чтобы не копаться второпях в своих файлах, пытаясь найти финальную версию. Когда вы показываете свой экран участникам, может появиться всплывающее окно с личными сообщениями. Чтобы делиться только рабочей информацией, показывайте только одно окно (файл или приложение), а не весь экран. 

Аудио
 
Отключайте звук сразу после того, как вы поприветствовали всех в начале встречи. Включайте звук только тогда, когда вы говорите. Посторонние звуки могут неожиданно появиться со стороны ваших домочадцев или с улицы: шум автомобилей за окном или лай соседской собаки. Также отключите звук мобильного телефона. Не перебивайте других говорящих, иначе звук может прерываться. Участники не поймут ни вас ни того, кто говорил. Дождитесь паузы и только тогда говорите: четко и в спокойном темпе. Так системе легче сохранять качество звука, при потере качества Интернет-соединения.
 
Наши коллеги в других частях мира также делятся своим советами по организации удобной рабочей среды дома на своих блог-страницах, ссылки на которые собраны на специальной странице Poly: 

https://www.poly.com/gb/en/pages/work-from-home

https://blogs.poly.com/remote-working?_ga=2.246254468.1242147107.1586874690-1950388449.1558619467